Kişisel Verilerin Saklanması, İmhası ve Anonimleştirilmesi Politikası
17157
page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,page,page-id-17157,bridge-core-1.0.6,ajax_fade,page_not_loaded,,qode_grid_1300,vss_responsive_adv,vss_width_768,footer_responsive_adv,qode-theme-ver-18.2,qode-theme-bridge,qode_header_in_grid,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.5,vc_responsive
 

Kişisel Verilerin Saklanması, İmhası ve Anonimleştirilmesi Politikası

 

  1. AMAÇ VE KAPSAM

 

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”),  Özel Swissmed Sağlık Hizmetleri Ltd.Şti tarafından (“Swissmeddental yada Klinik” olarak anılacaktır.) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Klinik olarak temel prensibimiz; klinik müşterileri, hastaları, çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenmesidir. Bu kapsamda ilgili kişilerin hak kaybına uğramaması ve haklarına etkin bir şekilde kullanması öncelik olarak belirlenmiştir.

İşbu hazırlanan Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 28.10.2017 tarih ve 30224 Sayılı Resmi Gazetede yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve diğer mevzuat hükümlerine uyumlu şekilde hazırlanmıştır.

  1. TANIMLAR 

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan:Swissmeddentalpersoneli.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet Sağlayıcı: Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı:Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı:Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri:Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen  kişisel  verileri  ve  veri  güvenliğine  ilişkin  alınan  tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel sağlık verisi: Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgileri,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Veri Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS:Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi,

Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

  1. KAYIT ORTAMLARI

Aşağıdaki tablo, Swissmeddental tarafından saklanan kişisel verilerin hangi ortamlarda kayıt altına alındığını göstermektedir. Kliniğimiz tarafından saklanan kişisel veriler niteliğine ve hukuki durumuna göre en uygun kayıt ortamında saklanır.

 

Veri Kayıt Ortamları

 

3.1-Elektronik Ortamlar

  • Sunucular (Etki alanı, yedekleme, eposta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
  • Yazılımlar (idari ofisler ve klinik ile ilgili evobulut, Dr. Organizervb gibi yazılımları)
  • Mobil uygulamalar:ICQ ve Whatsapp gibi mobil uygulamalar
  • Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, anti virüs vb.)
  • Klinik bilgisayarları (Masaüstü, dizüstü)
  • Kliniğe ait mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
  • Çıkartılabilir bellekler(USB, Hafıza Kart vb.)

 

3.2-Elektronik Olmayan Ortamlar

  • Kâğıt 
  • Manuel veri kayıt sistemleri (Hasta dosyaları, memnuniyet formları vb.)
  • Yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

  1. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

 

Yönetmeliğin 6. maddesinin f bendi uyarınca kişisel verilerin saklanmasında ve imha süreçlerinde yer alan kişilerin unvanlarının, görevlerinin ve birimlerinin belirtilmesi gerektiği düzenleme altına alınmıştır.  Bu kapsamda kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliği, saklama ve imha süreçlerinin yönetimi, teknik ve idari tedbirlerini alınması konularında klinik  bünyesinde bulunan kişilere ait unvanları, görev ve birimleri belirtilmiştir.

 

Unvan  ve Görev Tanımları

Kişisel Veri Yöneticisi:Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ve düzenlenen diğer politika ve prosedürler uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.

Swissmeddental Kişisel Veri Koruma Uzmanı 

(Teknik ve İdari) İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.

Tüm Swissmeddental çalışanları, görev tanımlarına uygun olarak politikaların yürütülmesinden ve kişisel verilerin korunması, saklanması ve imhası konusunda denetimlerden sorumludur.

 

 

  1. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 

 

Klinik içerisinde, hizmet verilen kişilere ait kişisel veriler, Kanunun belirtmiş olduğu hususlara uygun olarak işlenmekte ve işbu politikada belirtilen kayıt ortamlarında saklanmakla beraber yine bu politikada belirtilen şekilde imha edilmektedir. Ayrıca kliniğimiz personellerine ilişkin kişisel verileride Kanuna uygun olarak saklamakta ve imha etmektedir.

Kişisel Veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak saklanmakta ve bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince kişisel veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya ilgili kişinin kliniğimize başvurusu üzerine, (Kliniğimizin riayet etmesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) talep üzerine saklanmakta olan kişisel veriler silinmekte, imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

 

 

 

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

 

Klinik, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

 

⦁ 4857 Sayılı İş Kanunu,

⦁ 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu,

⦁ 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu,

⦁ 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,

⦁ 3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,

⦁ 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

⦁ 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

⦁213 Sayılı Vergi Usul Kanunu,

⦁ 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

⦁ 3359 Sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu,

⦁ 663 Sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,

⦁ 29399 Sayılı Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik,

⦁30808 Sayılı Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik

⦁ 30356 Sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 

Klinik, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri belirli amaçlar doğrultusunda saklamaktadır. Bu kapsamda amaçlar aşağıda sayılmıştır.

 

⦁Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

⦁ Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

⦁ Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi

⦁ Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

⦁ Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

⦁ İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

⦁ İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

⦁ İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

⦁ İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

⦁ İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi

⦁ İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 

⦁ Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi

⦁ Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

⦁ Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

⦁ Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

⦁ Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

⦁ Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

⦁ Talep / Şikayetlerin Takibi

⦁ Ücret Politikasının Yürütülmesi

⦁ Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

⦁ Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

⦁ Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

⦁ Hasta Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

 

 

İmhayı Gerektiren Sebepler:

 

⦁ İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi,

 

⦁ İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

 

⦁ Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

 

⦁ Kanunun 11‘inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun klinik tarafından kabul edilmesi,

 

⦁ Kliniğin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyette bulunması ve bu talebin Kurum tarafından uygun bulunması,

 

⦁ Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

 

⦁ İlgili mevzuatlarda yer alan saklama sürelerinin sona ermesi durumlarında, Klinik tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ŞEKİLDE SAKLANMASI, HUKUKA AYKIRI İŞLENMESİ VE ERİŞİMİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

 

Swissmeddental, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Ayrıca kliniğimiz Kanunun 12. Maddesiyle Kanunun 6‘ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde teknik ve idari tedbirler de almaktadır.

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

 

 

 

 

5.1. Teknik Tedbirler

 

Swissmeddental, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

 

⦁ Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

⦁ Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.

⦁ Anahtar/Şifre yönetimi uygulanmaktadır.

⦁ Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

⦁ Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.

⦁ Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.

⦁ Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.

⦁ Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.

⦁ Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

⦁ Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

⦁ Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

⦁ Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

⦁ Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

⦁ Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.

⦁ Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.

⦁ Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.

⦁ Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

⦁ Şifreleme yapılmaktadır.

 

5.2 İdari Tedbirler

 

Swissmeddental, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

 

⦁ Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.

⦁ Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.

⦁ Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.

⦁ Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

⦁ İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

⦁ Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.

⦁ Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

⦁ Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

⦁ Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

⦁Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

⦁ Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

⦁ Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

⦁ Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.

⦁ Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.

⦁ Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

⦁ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.

⦁ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 

 

Swissmeddental, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Swissmeddental, tarafından kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

 

6.1 Silme Yöntemleri

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler silinir.

Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

 

Karartma

 

Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep, kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

 

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda/ Yazılımlarda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

 

Yazılımdan güvenli olarak silme Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler saklanması gerektiren sürenin sona ermesiyle veri tabanı yöneticisi hariç diğer ilgili çalışanların hiçbir şekilde erişemeyeceği şekilde dijital komutla silinir ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

 

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

 

Erişim yetkisini kaldırarak silme Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve silme işlemi yapılır.

 

 

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 

Swismeddental tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

 

⦁ Süreçler bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Swismeddental Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

⦁ Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

⦁ Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

 

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Swismeddental tarafınca güncellemeler yapılır.

 

7.1 Saklama ve İmha Süreleri

 

SÜREÇ SAKLAMA SÜRESİ  İMHA SÜRESİ

 

Hasta Kayıt ve Tedavi Süreçlerinin Yürütülmesi

Sürecin tamamlanmasından itibaren 20 yıl saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Hastane Muhasebe Süreçleri Sürecin tamamlanmasından itibaren 10 yıl saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Log Kayıt Takip Sistemleri 20 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Kamera Kayıtları 1 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Sözleşmelerin Hazırlanması ve İfa Faaliyeti Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Kurumsal Pazarlama ve İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Faaliyetin sona ermesini takiben 5 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

 

 

8.2 Veri İmha Süreleri

 

Swissmeddental, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası,diğer hazırladığı politikalar  ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden kliniğe başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

⦁ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Swissmeddental talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir.Swissmeddental’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü uygun olarak yapmış olması gerekir.

 

Swissmeddental, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

 

⦁ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Swissmeddental tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz(30) gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

 

 

  1. PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

 

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Swismeddental, işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

 

Periyodik imha süreçleri ilk kez 02/01/2020 tarihinde başlar ve her 12 ayda bir tekrar eder.

 

  1. POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

 

Politika, ıslak imzalı (basılı kağıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayınlanır, Swissmeddental’in internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da Klinik – Hastane Yönetim Kurulunca veya Kişisel Veri Yöneticisi’nce dosyada saklanır.

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

 

  1. UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER

 

Swissmeddental, Mevzuat hükümleri gereği ya da klinik politikası gereği kişisel verilerin saklanması ve imha politikasında değişiklik yapma hakkına sahiptir.

 

İşbu protokol 01/12/2019 tarihinde yayınlanmış olup herhangi bir değişiklik yapılmamıştır.